Centres de formation : comment digitaliser les rencontres avec vos futurs étudiants ?

Les rencontres entre les futurs étudiants et les centres de formation représentent des moments clés dans le parcours d'admission.

Pour le futur étudiant, c'est l'occasion d'en apprendre plus sur l'établissement et ses méthodes, mais aussi de discuter avec l'équipe pédagogique et les personnes déjà admises. Ces événements jouent donc un rôle essentiel pour convaincre les candidats et leur famille.

La crise sanitaire est venue bouleverser l'organisation des évènements attendus et indispensables. Les grandes écoles et centres de formation doivent repenser leur méthodologie pour s'adapter à cette situation exceptionnelle.

L'importance du digital pour recruter des candidats

L'émergence du digital a profondément modifié la manière dont les futurs étudiants et les centres de formation se rencontrent.

Les universités, grandes écoles et centres de formation doivent désormais élaborer une véritable stratégie digitale au même titre que les entreprises, même si les enjeux sont différents.

Ils doivent travailler leur présence en ligne pour se positionner à chaque étape du parcours décisionnel des candidats : des premières recherches d'informations sur Google jusqu'à l'admission finale. Il ne suffit plus d'informer sur des questions pratiques (frais de scolarité, emplacement, cursus...) via le site de l'école et quelques flyers distribués en salons pour étudiants. Il est à présent nécessaire d'inspirer les candidats et de mettre en avant tous les atouts de l'école pour convaincre et se démarquer des concurrents.

Être visible sur les moteurs de recherche

Il est ainsi indispensable d'optimiser le SEO (référencement naturel) de chaque contenu publié sur le site de l'école afin d'apparaître en bonne position dans les moteurs de recherche.

Mettre en place des campagnes Google Ads ou Social Ads est un autre moyen efficace pour se faire connaître des étudiants qui correspondent à la cible de l'école.

Animer la page de votre établissement sur les réseaux sociaux est tout aussi important : c'est par ce biais que les futurs candidats en apprennent plus sur l'environnement et l'ambiance de l'établissement. Les plateformes sociales facilitent la communication : poser des questions, obtenir des renseignements, discuter avec le personnel de l'établissement... Pour mener ces différentes actions, l'accompagnement d'une agence experte en stratégie digitale est recommandé.

Le digital est indispensable, mais il ne fait pas tout : les étudiants, comme leurs parents, ont toujours autant besoin de visiter les lieux et de rencontrer l'équipe pédagogique en face à face. Ils ont traditionnellement l'occasion de le faire grâce aux événements qui ponctuent le parcours d'admission : journées portes ouvertes, speed dating, salons d'étudiants...

Des moments essentiels pour nouer une relation avec l'élève et lui donner envie de s'inscrire, mais la crise sanitaire bouleverse l'organisation de ces événements : il faut à présent les digitaliser.

Comment organiser des événements virtuels pour votre école ?

Pour faire face à une situation exceptionnelle où les rassemblements sont interdits, les grandes écoles doivent tout miser sur les événements digitaux pour attirer davantage d’étudiants. Gérer un événement virtuel ne se fait pas de la même manière qu’un événement physique. Si les objectifs sont identiques, la mise en place est différente.

Voici comment bien organiser des journées portes ouvertes (JPO) à l'aide du virtuel via une visio-conférence :

• Favorisez l'immersion de votre JPO digitale en organisant la rencontre virtuelle dans vos locaux. Installez la webcam dans un emplacement clé, comme un bureau, la bibliothèque ou une salle de classe. Faites intervenir votre équipe pédagogique, ainsi que des étudiants ou d'anciens élèves.
• Organisez et scénarisez l'événement avec soin : prévoyez les différents contenus pour couvrir tous les sujets clés, par exemple la présentation des formations, des enseignants, les statistiques de l’établissement (comme les taux de réussite aux examens ou le taux d’emploi après la formation). Préparez également vos réponses aux questions les plus couramment posées.
• Montrez-vous attentif au rythme de votre visio-conférence, il faut conserver l'attention des participants tout au long de la JPO, ce qui est plus difficile à faire à distance. Pour éviter les déconnexions et les temps morts, adoptez un rythme plus rapide dans l’enchaînement des contenus et interventions qu'en présentiel : variez les intervenants, alternez entre des présentations enregistrées en amont (comme une visite des lieux) et des séquences de discussion en live. Exploitez les outils à votre disposition pour donner de la vie à vos présentations : visuels impactants, musique de transition, graphiques...
• Pensez à l'interactivité : vos futurs étudiants doivent pouvoir poser des questions comme ils le feraient en présentiel. Assurez-vous de leur laisser du temps à cet effet. Par exemple en prévoyant une séance de questions/réponses à la fin de l'événement ou après chaque intervention d'une personne de l'équipe. Vous avez également la possibilité d'insérer un chat disponible tout au long de la session. Les candidats pourront y discuter et réagir en direct à la présentation. Dans ce cas, la présence d'un modérateur sera utile pour sélectionner des questions auxquelles répondre en live, ou veiller à ce que les discussions restent pertinentes et agréables.
• Sollicitez les participants et invitez-les à s'exprimer via des quiz ou des sondages.

Côté technique, vous pourrez exploiter différentes options pour organiser votre rencontre virtuelle : par exemple en utilisant des logiciels dédiés à la visio-conférence comme Zoom, Google Hangouts et Skype. Vous pouvez également créer un site web spécialement conçu pour héberger l’événement. Quel que soit votre choix, assurez-vous de maîtriser les outils nécessaires et de les tester à plusieurs reprises.

Après l'événement, vous devrez procéder comme vous l'auriez fait lors d'une JPO classique, c'est-à-dire en maintenant le contact avec les participants. Par exemple, en envoyant des questionnaires de satisfaction, des dossiers d'informations, des brochures...

D'autres rencontres peuvent être organisées à l'aide du digital :

• Proposez une visite virtuelle des lieux : vous pouvez visiter l'établissement caméra en main et diffuser la séquence en direct sur votre site, YouTube ou les réseaux sociaux. Une autre solution plus classique est de recruter un vidéaste pour filmer l'établissement et monter une vidéo qui sera publiée sur votre site ou vos réseaux sociaux. Vous pouvez photographier différentes salles de votre établissement sous plusieurs angles et grâce à la 3D ou à un casque de réalité virtuelle, les internautes pourront s'y promener en toute liberté depuis leur domicile.
• Organisez des rencontres en face-à-face de speed dating via des logiciels comme Zoom ou Skype. Vous pourrez employer la même méthode pour discuter directement avec un étudiant et sa famille.

Le virtuel représente un véritable atout pour poursuivre l'organisation de vos événements tout en vous adaptant à la crise sanitaire.

Que vos futurs candidats vivent à Paris, en pleine campagne ou à l'autre bout du monde, ils peuvent assister à vos événements et s'informer. C'est également l’occasion pour une grande école de mettre en avant sa modernité et sa maîtrise des nouvelles technologies.

Votre capacité à vous adapter aux contraintes actuelles pour maintenir le lien avec vos futurs étudiants représente aussi un véritable argument pour les rassurer, ainsi que leur famille, et les inciter à s’inscrire.

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