[UX] Quelques astuces pour animer votre workshop

Tout au long du processus de la recherche et la conception centrée utilisateur, les workshops ou ateliers permettent à l’équipe projet de partager les observations et de faire évoluer la réflexion dans le but de résoudre les problèmes. Bien qu’utiles, ces sessions collaboratives peuvent à l’inverse être contre-productives si elles sont mal organisées.

Voici des exemples d’ateliers et des astuces pour les organiser lors du processus de conception.

Les points à connaître pour animer un atelier

Tout comme pour les réunions, les ateliers sont organisés dans un temps imparti et doivent aboutir à un objectif défini et partagé en amont.

Cependant, il y a des points de différenciation entre ces deux moments d’échange qu’il est important d’avoir en tête :

• le but : l’atelier est un moyen utile pour résoudre un problème, définir un objectif ou encore, prendre une décision
• le périmètre : l’atelier est un meilleur levier pour appréhender des points précis et ciblés, dans le but de résoudre un problème
• la durée : en règle générale, un atelier dure entre une demi-journée et une journée
• le process : les ateliers nécessitent la participation active des différentes personnes pour être constructifs et utiles
• la préparation : les ateliers demandent une préparation importante en amont, la raison principale étant qu’il faut prévoir d’animer a minima une demi-journée, ce qui implique de réserver le matériel, la salle et les activités en conséquence

Les types d’ateliers UX

Voici 5 types courants d'ateliers UX :

• ateliers de découverte : communiquer l'état actuel du site, créer un consensus pour les jalons et le planning global
• ateliers de conception : générez et discutez rapidement d'un large éventail d'idées avec un groupe diversifié de participants
• ateliers de priorisation : établissez un consensus sur les fonctionnalités que les clients (ou d'autres parties prenantes) apprécient le plus et hiérarchisez-les
• ateliers critiques : assurez-vous que les décisions de conception correspondent aux besoins des utilisateurs
• ateliers d'empathie : aidez une large équipe ou des parties prenantes à comprendre et à hiérarchiser les besoins des utilisateurs avant de concevoir une solution

Précision, il existe d’autres types d'ateliers UX non inclus dans cette liste ; cependant, ces 5 ateliers UX sont utiles et très courants pour permettre de créer et renforcer l'adhésion au processus, mais aussi de collaborer avec les parties prenantes d’un projet.

Comment préparer son atelier

1- Définir la thématique

Pour déterminer quel sera l’atelier le plus pertinent, il faudra se poser des questions :

• Quel est le but de l’atelier ?

• Comment va-t-il servir le projet ?

• Quelles thématiques devons-nous aborder ?

• Qui dois-je faire participer ?

2- Communiquer auprès des participants

Une fois la thématique du workshop défini, il est nécessaire de bien le préparer de son côté, mais aussi avec les futurs participants en partageant avec eux les premières consignes et le cadre de l’atelier, à savoir :

• l’enjeu de l’atelier

• la liste des participants, notamment pour vérifier qu’il ne manque personne

• pourquoi les participants sont conviés afin que tout le monde soit bien au courant de la raison de leur présence et de celle des autres personnes

• ce qu’on attend des participants (réflexion, travail spécifique à préparer en amont, etc.)

3- Le jour J

Si l’atelier se déroule en présentiel, prévoyez de quoi passer un moment agréable avec :

• du café, thé, jus de fruits, eau
• des viennoiseries et autres douceurs sucrées ou salées
• du matériel pour tout le monde (feuilles, feutres/crayons, Post-it®, de quoi afficher et partager le travail de chacun)

Une fois les personnes accueillies et installées, 3 règles à garder en tête pendant l’atelier :

Introduction de l’atelier : prévoyez une phase d’onboarding simple et efficace pour capter l’attention des participants, repréciser la problématique du workshop, ce que vous attendez d’eux et le déroulé du workshop - en particulier le timing

Points importants : 

• préciser le fait que toutes et tous doivent participer, qu’il n’y a pas de mauvaise réponse et idée ou encore que tout ce qui sera dit pendant l’atelier ne sortira pas du cadre de l’atelier
• si l’atelier se déroule en visioconférence, proposer l’enregistrement de la session pour le partager à la suite

Durant l’atelier : faites participer les personnes pour éviter que l’une d’entre elles se positionne en retrait et ne partage pas ses idées - les papiers autoadhésifs amovibles de type Post-it® restent un très bon moyen pour permettre de faciliter le partage de pensées et d’idées

En fin d’atelier : bien conclure un workshop est important, sorte d’aboutissement de la réflexion qui permet à chacun d’y voir plus clair pour la suite - n’hésitez pas à prévoir une to-do-list par personne pour continuer à les faire participer au projet une fois l’atelier terminé et pour permettre de poursuivre l’alimentation de la réflexion

Note pour la fin : prévoyez l’envoi à chacun d’un compte rendu, quelle que soit la forme, en rappelant les différents points du workshop et notamment cette to-do-list.

En conclusion

Il existe différents types d’ateliers qui peuvent être réalisés de manière individuelle ou combinée, l’idée principale étant d’être efficace pour répondre aux problématiques du projet.

Par exemple, il est tout à fait possible de proposer un atelier de découverte dans lequel interviendront des exercices de conception pour permettre d’avoir des premières idées.

La durée d’un workshop varie et, même si une demi-journée a été évoquée, il est tout à fait possible de réaliser un atelier sur un temps plus court, en mode sprint, ou à l’inverse, étalé sur plusieurs jours en fonction du besoin du projet, du périmètre et de la disponibilité des parties prenantes.

Le principal objectif des workshops : l’adhésion des personnes pour faciliter les échanges et faire en sorte que tout le monde adhère au projet.